Nyhetsbrev juni

Information från styrelsen – juni 2018

Styrelse

Styrelsen som valdes på årsstämman har kommit igång. Ett första styrelsemöte har hållits i juni, vilket till stor del handlade om organisation och fördelning av arbetsuppgifter.

Styrelsen består av följande personer:

Torbjörn Westöö, ordförande

Eva-Marie Sjömark, kassör

Stig-Åke Roting, sekreterare

Charlie Sjömark, ledamot

Lennart Strömvall, ledamot

Joar Carlberg, suppleant

Magnus Tesch, suppleant

Sara Hultén, suppleant

Utöver ovan är följande några punkter styrelsen önskar kommunicera till medlemmarna:

Extra stämma

En extra stämma har hållits den 18 juni. Det var för att anpassa stadgarna till ett delvis ändrat regelverk. Protokoll från extrastämman och uppdaterade stadgar läggs upp på hemsidan inom kort.

Revisionsberättelse – intern kontroll

En fråga uppkom på den ordinarie årsstämman avseende revisionsberättelsen som inte kunde besvaras på sittande möte. En medlem läste revisionsberättelsen och trodde att styrelsen hade något problem med interna kontroller. Så är det inte. Problematiken utreds enligt följande:

I revisionsberättelsen står en lång beskrivning av vad som är revisorns ansvar.

Där står bl.a. att ”Vi måste informera styrelsen om bland annat revisionens planerade omfattning och inriktning samt tidpunkten för den. Vi måste också informera om betydelsefulla iakttagelser under revisionen, däribland de betydande brister i de interna kontroller vi identifierat.”

Det betyder att de måste informera om de hittar brister i de interna kontrollerna. Det betyder dock inte att föreningen har brister i de interna kontrollerna. Föreningen fick en så kallad ren revisionsberättelse, vilket betyder ingen anmärkning avseende interna kontroller och inga anmärkningar generellt sett.

Skrivningen är en standard som står i revisionsberättelsen och som återfinns i revisionsberättelser för väldigt många företag. Det är FAR, Föreningen Auktoriserade Revisorer, som ger vägledning hur revisionsberättelser ska utformas och detta är en av de standarskrivningar som enligt dem kan, men inte måste, användas av revisorer.

Detta innebär att styrelsen och föreningen har tillfredställande interna kontroller.

Återvinning frånluftsvärme
Systemet för återvinning av frånluftsvärme har varit i drift sedan början på 2016. Detta har givit en årlig besparing av uppvärmningskostnader på ca 1 miljon. (Dvs. 2,5 miljoner från 2016-01-01 till 2018-06-30)

Solceller

Systemet med solpaneler är klart och har satts i drift i juni. Detta kommer att minska el-kostnader. Vi återkommer när systemet varit i drift en längre period och det blir möjligt att mäta hur mycket energi det alstrar och vi därmed kan redovisa det minskade behov för föreningen att köpa el från nuvarande leverantören Skellefte Kraft AB.

Tvättstugor

Tvättmaskiner, torktumlare och torkskåp är utbytta i samtliga tvättstugor. Det fabrikat som valdes var Miele som bedömdes hålla hög kvalitet.

GDPR

Arbetet med GDPR (dataskyddsförordningen) fortlöper. Föreningens policy för behandling av personuppgifter finns för nedladdning på hemsidan. Ett separat mail kommer att skickas ut i augusti avseende samtycke av lagrade kontaktuppgifter till medlemmar.

Kameraövervakning i återvinningsrum

På grund av att felsortering samt dumpning av avfall, som ej hör hemma i vårt återvinningsrum, sker i stor omfattning har styrelsen beslutat att installera kameror med inspelningsfunktion i detta utrymme. Styrelsens förhoppning är att kameraövervakningen kommer medföra att vi får bättre ordning i vårt återvinningsrum och på så sätt få bort kostnader för extra hämtningar.

Vid beslutet att installera kameror har en intresseavvägning gjorts utifrån dataskydds-förordningens bestämmelser. I denna bedömning har en avvägning gjorts avseende föreningens medlemmars behov av personlig integritet och behovet av att återvinningsrummet används på avsett sätt. Under 2017 har föreningen, pga. av att avfall placerats fel, haft merkostnader. Styrelsen har mot denna bakgrund gjort bedömningen att vi behöver övervaka återvinningsrummet, i syfte att stävja felaktig sortering av avfall.

Det bildmaterial som finns i kamerorna i får endast gås igenom av två medlemmar ur styrelsen. Genomgång av bildmaterialet får endast ske i fall där avfall på ett uppenbart sätt felaktigt placerats i återvinningsrummet. Syftet med genomgången ska då vara att söka identifiera den eller de som felaktigt placerat avfallet. Inspelat material sparas i max 30 dagar.

Vänliga hälsningar

Styrelsen Brf Sjöstaden 1